Dokument-AI: Sådan får I data ud af fakturaer, PDF'er og mails
Dokument-AI læser et dokument, finder de felter, I skal bruge, fx leverandør, fakturanummer og beløb, og sender dem videre til jeres system. Det virker bedst, når løsningen testes på jeres egne dokumenter, og når et menneske ser på de tilfælde, hvor AI'en er i tvivl.
Hvad er dokument-AI?
Klassisk tekstgenkendelse (OCR) gør et billede af et dokument til tekst, men ved ikke, hvad teksten betyder. Mange ældre løsninger kræver derfor en skabelon pr. leverandør. Dokument-AI forstår, hvad felterne er, også når layoutet skifter, og kan læse fritekst som en ordre i en mail.
Hvad kan den læse?
- Fakturaer og kreditnotaer som PDF eller scanning, inklusive linjer med varer og beløb
- Ordrer og forespørgsler, der kommer som mails
- Følgesedler, ordrebekræftelser og andre faste dokumenttyper
- Kontrakter og aftaler, hvor bestemte oplysninger skal findes frem
Start med e-fakturaer, hvor det kan lade sig gøre
Kan en leverandør sende e-fakturaer i formaterne OIOUBL eller Peppol BIS, er data allerede struktureret, og der er ingen grund til at bruge AI. Efter bogføringsloven skal digitale bogføringssystemer også kunne modtage e-fakturaer. Dokument-AI er til resten: PDF'er, scanninger og mails, som stadig kommer ind.
Sådan sikrer I kvaliteten
- Test på jeres egne dokumenter. Saml et udvalg af rigtige dokumenter, og mål, hvor mange felter der bliver læst rigtigt, før løsningen tages i brug.
- Byg kontroller ind. Fx at linjerne summer til totalen, at CVR-nummeret findes, og at leverandøren og indkøbsordren kendes i forvejen.
- Et menneske ser på tvivlstilfælde. Dokumenter, hvor AI'en er usikker, eller hvor en kontrol fejler, lander i en kø til manuel godkendelse.
- Log alt. I skal kunne se, hvilke dokumenter der er behandlet, og hvad der er sendt videre.
Hvor bliver dokumenterne behandlet?
Fakturaer og mails indeholder ofte personoplysninger. Vælg derfor hosting og AI-leverandør bevidst, få en databehandleraftale på plads, og aftal, hvor data behandles og opbevares. Spørg også leverandøren, om jeres dokumenter bliver brugt til at træne deres modeller.
Sådan kommer I i gang
- Vælg én dokumenttype. Den, der tager mest tid i dag, fx leverandørfakturaer.
- Beslut, hvilke felter der skal ud. Og hvilket system de skal ind i, fx C5, NAV eller Business Central.
- Byg og test på rigtige dokumenter. Se kvaliteten, før I siger ja.
- Kør ved siden af den manuelle proces en periode. Sammenlign resultaterne.
- Gå i drift med en godkendelseskø. Og tilføj flere dokumenttyper, når den første kører.
Kilder
Opdateret 27. september 2026 af Omniware.